KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI.

Contents

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

1. AMAÇ VE KAPSAM

2. KİŞİSEL VERİ, VERİ SORUMLUSU VE KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE GENEL İLKELER

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

5. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ ŞARTLARI

6. KİŞİSEL VERİLERİN EDİNİLME KANALLARI VE AKTARIMI

7. AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

8. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

9. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

10. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN TEDBİRLER

11. DİĞER HÜKÜMLER

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

GİRİŞ

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) bireylerin temel hak ve özgürlüklerinin korunması için 7 Nisan 2016 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanmış olup; bireysel temel hak ve özgürlüklerden biri olan kişisel verilerin korunması hakkı Anayasa’nın 20. maddesi ile Avrupa İnsan Hakları Sözleşmesi’nin 8. maddesi çerçevesinde korunmaktadır.

 

1.     AMAÇ VE KAPSAM

Özel hayatın gizliliği başta olmak üzere, temel hak ve özgürlüklerin korunması amacıyla, kişisel verilere ilişkin düzenlemeler içeren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu   (KVKK) ve ilgili mevzuat çerçevesinde; EVOLVECHAT YAPAY ZEKA TEKNOLOJİLERİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ.(Bundan sonra HUKUKCHAT olarak anılacaktır) olarak, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası kişisel verileri işlenmekte olan kişilerin ve siz değerli müşterilerimizin bilgilendirilmesini ve aydınlatılmasını sağlamak adına hazırlanmıştır.

 

2.     KİŞİSEL VERİ, VERİ SORUMLUSU VE KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Kişisel veri, 6698 Sayılı KVKK’da “kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi” olarak tanımlanmaktadır.

HUKUKCHAT, 6698 Sayılı KVKK’da “Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi” olarak anılan Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi yapma hak ve sorumluluğuna sahiptir.

 

3.     KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE GENEL İLKELER 

HUKUKCHAT olarak kişisel veri işleme faaliyetleri, 6698 Sayılı KVKK m.4 uyarınca belirlenen;

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,

Doğru ve gerektiğinde güncel olma,

Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,

İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,

İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

ilkeleri doğrultusunda gerçekleştirilmektedir.

 

4.     KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

 

6698 Sayılı KVKK m.5 uyarınca,   kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez.

 

Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:

Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Bu kapsamda HUKUKCHAT tarafından kişisel veri işleme faaliyetleri 6698 Sayılı KVKK m. 5 kapsamında gerçekleştirilmekte; kişisel veri işleme şartları kapsamına girmeyen herhangi bir kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmamaktadır.

 

5.     ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ ŞARTLARI

 

6698 Sayılı KVKK m.6 uyarınca,   “özel nitelikli kişisel veri” kapsamında belirtilen kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerinin ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.

Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.

HUKUKCHAT 6698 Sayılı KVKK m.6 uyarınca veri işleme koşullarının varlığı halinde özel nitelikli kişisel verileri işleyebilmekte olup; ayrıca ilgili mevzuatta öngörüldüğü şekilde özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması amacıyla şekilde ek güvenlik önlemleri de alınmaktadır.

 

6.     KİŞİSEL VERİLERİN EDİNİLME KANALLARI VE AKTARIMI

6698 Sayılı KVKK madde hükümlerine uygun olarak edinilen kişisel veriler, HUKUKCHAT hissedarlarına, yetkililerine, hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk kişilerine aktarılabilmektedir. Kişisel veri işleme faaliyetleri sırasında verilerin kişisel veri işleme prensiplerine uygun şekilde işlenmesi için gereken tüm önlemler alınmaktadır.

Kişisel veriler, HUKUKCHAT tarafından abonelerle yapılan satışlar sırasında edinilmekte olup; HUKUKCHAT tarafından kişisel veri elde etme kanallarına yeni eklemeler yapılabilecek ve/veya mevcut kanallardan bazılarının kullanılmasından vazgeçilebilecektir. Belirtilen kişisel veri edinme kanallarının değişmesi halinde, şeffaflığı korumak adına işbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası güncellenecektir.

Edinilen kişisel veriler aşağıdaki gibidir:

Kimlik Verileri:

İletişim verileri:

Eğitim, iş ve profesyonel çalışma bilgileri:

Çalışan verileri:

HUKUKCHAT, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda tüm güvenlik önlenmelerini alarak kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilmektedir; bu hususta KVKK’nın 8.maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket edilmektedir. 

 

7.     AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

HUKUKCHAT, 6698 Sayılı KVKK m. 10 uyarınca, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında aşağıdaki bilgileri ilgili veri sahiplerine sunarak KVKK’da belirtilen aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirecektir:

Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,

11 inci maddede sayılan diğer hakları.

Bununla birlikte, 6698 Sayılı KVKK m. 28 uyarınca;

Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,

İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi

Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,

Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması

hallerinde HUKUKCHAT’nin aydınlatma yükümlülüğü bulunmamaktadır.

8.       KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

HUKUKCHAT olarak, veri sahiplerinin kişisel verileri elektronik ve fiziki ortamlarda gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirlerini alınarak saklanmaktadır. Kişisel veriler minimum süre ile saklanmaktadır..  HUKUKCHAT ilgili mevzuatta kişisel verinin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit ettikten sonra mevzuatta belirtilen süre boyunca veriyi saklayacaktır; bir süre öngörülmemiş olması halinde verinin işlendiği amaç için zorunlu kıldığı süre boyunca saklayacaktır. 

6698 Sayılı KVKK’da yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığını ortadan kaldıracak kişisel veri işleme amaçlarının sona ermesi halinde, HUKUKCHAT tarafından kişisel veriler imha edilecektir. Söz konusu imha işlemleri ilgili mevzuatın hükümlerine uygun olarak altı aylık periyotlarla re’sen gerçekleştirilmekte ya da veri sahiplerinden gelen taleplerin gerektirmesi halinde neticeye bağlanmaktadır.

HUKUKCHAT tarafından kişisel verilerin imhası, kişisel verilerin yer aldığı ortamlara göre silme, anonimleştirme ya da yok etme teknikleri kullanılarak yerine getirilmektedir. Söz konusu teknikler hakkında detaylı bilgiler Kurul tarafından yayınlanmış olan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi (https://www.kvkk.gov.tr/SharedFolderServer/CMSFiles/bc1cb353-ef85-4e58-bb99-3bba31258508.pdf) içerisinde yer almaktadır.

 

9.       VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

 

6698 Sayılı KVKK m. 11 kapsamında veri sahiplerine tanınan haklar aşağıda sıralanmaktadır:

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerin      işlenme     amacını     ve     bunların     amacına     uygun     kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş kişisel verilerin, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

HUKUKCHAT, 6698 Sayılı KVKK uyarınca veri sahiplerinin haklarını kullanabilmesi için gerekli tüm idari ve teknik önemleri almaktadır.

 

Veri sahipleri tarafından, işbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nda belirtilen haklar yazılı olarak, iadeli taahhütlü posta ya da noter kanalıyla HUKUKCHAT adresine gönderilebilir ya da güvenli elektronik imzayla bilgi@hukukchat.com adresine e-posta ile iletilebilir.

 

HUKUKCHAT, kişisel veri sahiplerinin yukarıda sıralanan haklarına ilişkin yazılı olarak ya da Kurul tarafından belirlenecek diğer yöntemlerle iletecekleri taleplerini, iletim tarihinden sonraki otuz gün içinde ücretsiz bir şekilde sonuçlandıracaktır. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi halinde Kurul tarafından yayınlanan tarifeler çerçevesinde veri sahiplerinin başvuruları ücretlendirilebilecektir.

 

HUKUKCHAT tarafından, veri sahiplerince yapılan başvurular halinde kimlik doğrulama ve talebin netleştirilmesi amacıyla, başvurucudan ek bilgi ve belge talep edilebilecektir. Söz konusu ek bilgi ve belgelerin başvurucu tarafından HUKUKCHAT ile paylaşılmaması halinde veri sahibinin başvurusu cevaplanamayabilecektir.

 

10.  KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN TEDBİRLER

 

HUKUKCHAT, 6698 Sayılı KVKK m. 12 ve ilgili mevzuat çerçevesinde veri gizliliğinin ve güvenliğinin sağlanması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerini yeteri düzeyde almaktadır. Bununla birlikte kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin uygun güvenlik düzeyinde muhafaza edilmesi hedeflenmektedir.

 

HUKUKCHAT, kişisel verilerin kendi adına başka bir gerçek veya tüzel kişi (veri işleyen) tarafından işlenmesi hâlinde, yukarıda belirtilen tedbirlerin ilgili veri işleyenler tarafından da alınmasını sağlayacaktır.

 

HUKUKCHAT’nin, kişisel verilerin kötü niyetli üçüncü kişiler tarafından hukuka aykırı olarak ele geçirilmesi halinde, ilgili mevzuat hükümleri uyarınca veri sahiplerine, Kurul’a ve diğer ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına bildirimde bulunama yükümlülüğü vardır.

 

Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin tedbirler alınırken Kurul tarafından yayınlanmış olan

 Kişisel Veri Güvenliği Rehberi (Teknik ve İdari Tedbirler)   (https://www.kvkk.gov.tr/yayinlar/veri_guvenligi_rehberi.pdf ) göz önünde bulundurulmaktadır.

 

11.  DİĞER HÜKÜMLER

 

Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ile mevzuat arasında uyumsuzluk olması durumunda öncelikli olarak ilgili mevzuat uygulanacaktır.

Bu politika yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer. Politika zaman içerisinde değişen durum ve ihtiyaçlar kapsamında güncellenebilecektir.

Bu politikaya ilişkin her türlü soru bilgi@hukukchat.com adresine iletilebilecektir.

 

İşlenen Kişisel Veriler ve Kategorizasyonu:

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU	KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA
Kimlik Verisi	Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur.
İletişim Verisi	Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur.
Görsel ve İşitsel Veri	Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur.
Finansal Veri	Kişinin finansal bilgilerinin bulunduğu veri grubudur.
Pazarlama	Anket, çerez kayıtları, kampanya kayıtları vb.
Lokasyon	Kişinin bulunduğu yerin konum bilgisini ifade eden veri grubudur.
Mesleki Deneyim	Kişinin mesleğine, mesleki tecrübelerine ve eğitim bilgilerine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur.
Müşteri İşlem Verisi	Bu veri kategorisi çağrı merkezi kayıtları, fiş, alındı belgesi, kıymetli evrak bilgileri ve fatura bilgileri gibi veri türlerini ifade etmektedir.
Hukuki İşlem Verisi	Bu veri kategorisi adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler gibi veri türlerini ifade etmektedir.
İşlem Güvenliği Verisi	Kişiye ait IP bilgisi, log kaydı ve çerezler gibi işlem güvenliği verilerinin bulunduğu veri grubudur.

İşlenen Kişisel Veriler ve İşlenme Amaçları

İlgili Kişi	İşlenen Kişisel Veri Kategorisi	Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Ürün veya Hizmet Alan Kişi	Kimlik İletişim Müşteri İşlem Verisi	Kullanıcıların tercih ve ihtiyaçları doğrultusunda uygulama, mal, ürün ve hizmetlerin sağlanması ve sözleşme süreçlerinin yürütülebilmesi amacıyla, şirketimiz tarafından ürün veya hizmet alan kişilerin verileri işlenmektedir.
Potansiyel Ürün veya Hizmet Alan Kişi	Kimlik İletişim	• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi • Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amaçları ile işlenmektedir
Ziyaretçi	İşlem Güvenliği	5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun gereğince sunulan internet hizmetinin kimler tarafından ve ne amaçla kullanıldığının kayıt altına alınması, kurumsal olarak kullanıcı bilgilerinin teyit edilmesi amacıyla internet ağı ziyaretçilerimizin kimlik bilgileri, IP adresi bilgileri, İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri işlenmektedir
Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanı	Kimlik İletişim	Sözleşme ilişkisi kapsamında; Finans, muhasebe ve hukuk işlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin sağlanabilmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla tedarikçi yetkilisi/çalışanlarının bilgileri işlenmektedir.
Hissedarlar	Kimlik İletişim Hukuki İşlem İşlem Güvenliği Finans	Şirketin kurulma amaçlarının yerine getirilebilmesi, yatırım süreçlerinin ve idari süreçlerin takibinin sağlayabilmesi ve mevzuatlardan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi adına hissedarların bilgileri işlenmektedir.

Veri Aktarımı Yapılan Alıcı Grubu	İlgili Kişiler	Veri Aktarım Amacı
İş Ortağı	• Ürün ve Hizmet Alan Kişi • Çalışan	İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak aktarılmaktadır. Şirketin ticari faaliyetlerine ilişkin faaliyet yürüten veya iş faaliyetlerini kolaylaştıran hizmetler sunan şirketler ile, iş birliğinin ve koordinasyonunun sağlanması, denetim ve geliştirme amaçlarıyla sınırlı olarak aktarım yapılmaktadır
Tedarikçiler	• Ürün ve Hizmet Alan Kişi • Çalışan	Şirketin faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin şirkete sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak aktarım yapılmaktadır.
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları	• Ürün ve Hizmet Alan Kişi • Çalışan • Çalışan adayı	Kamu kurum ve kuruluşlarının talep ettiği ve hukuki dayanak sundukları durumlarda amaçla sınırlı olarak aktarım yapılmaktadır.
Bankalar	• Çalışan • Ürün ve Hizmet Alan Kişi • Tedarikçi/Yetkilisi	Ödeme hizmetlerinin sağlanabilmesi ve hak kayıplarının yaşanmaması amacı ile bankalar ile paylaşım yapılmaktadır.
Avukatlar ve Avukatlık Ortakları	• Çalışan • Hissedarlar • Ürün ve Hizmet Alan Kişi	Hukuk işlerinin takibinin sağlanması amacıyla sınırlı olarak aktarım yapılabilecektir.
Hukuken Bilgi Almaya Yetkili Gerçek ve Özel Hukuk Tüzel Kişileri	• Çalışan • Çalışan Adayı • Ürün ve Hizmet Alan Kişi	İlgili özel hukuk kişilerinin ve gerçek kişilerin hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarım yapılabilecektir.
Asay Server – Google
OpenAI